Google Forms là công cụ miễn phí giúp tạo phiếu khảo sát trực tuyến, thu thập và tổng hợp thông tin nhanh chóng. Với giao diện dễ sử dụng và khả năng thống kê tự động, công cụ này được nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng để khảo sát và lấy ý kiến trực tuyến. Dưới đây là hướng dẫn các bước tạo phiếu khảo sát bằng Google Forms.
Bước 1: Truy cập Google Forms
Người dùng mở trình duyệt web và truy cập địa chỉ: https://forms.google.com
Đăng nhập bằng tài khoản Google. Tại giao diện chính, chọn Biểu mẫu trống (Blank Form) để bắt đầu tạo khảo sát mới.
Bước 2: Đặt tên và mô tả phiếu khảo sát
Tại phần đầu biểu mẫu:
- Nhập tên khảo sát vào ô “Biểu mẫu không có tiêu đề”.
- Thêm nội dung mô tả ngắn gọn về mục đích khảo sát, đối tượng tham gia hoặc thời gian thực hiện.
Bước 3: Tạo các câu hỏi khảo sát
Nhấn biểu tượng dấu cộng (+) ở thanh công cụ bên phải để thêm câu hỏi mới.
Google Forms hỗ trợ nhiều dạng câu hỏi như: Trả lời ngắn; Đoạn văn; Trắc nghiệm một lựa chọn; Hộp kiểm nhiều lựa chọn; Danh sách thả xuống; Thang đánh giá; Ngày và thời gian.
Người dùng lựa chọn loại câu hỏi phù hợp với nội dung cần khảo sát.
Bước 4: Thiết lập câu hỏi bắt buộc
Đối với những nội dung cần thu thập đầy đủ, bật tùy chọn Bắt buộc (Required) ở góc dưới của câu hỏi.
Khi đó, người tham gia phải trả lời câu hỏi trước khi gửi phiếu khảo sát.
Bước 5: Chia khảo sát thành nhiều phần (nếu cần)
Đối với các khảo sát có nhiều nội dung, người dùng có thể chọn biểu tượng Thêm phần (Add Section) để chia biểu mẫu thành các nhóm câu hỏi riêng biệt.
Việc phân chia thành từng phần giúp người tham gia dễ theo dõi và trả lời hơn.
Bước 6: Tùy chỉnh giao diện biểu mẫu
Nhấn biểu tượng Tùy chỉnh giao diện ở góc trên bên phải để: Thay đổi màu sắc biểu mẫu; Chọn hình ảnh tiêu đề; Điều chỉnh kiểu chữ.
Giao diện được thiết kế phù hợp sẽ giúp khảo sát chuyên nghiệp và dễ tiếp cận hơn.
Bước 7: Thiết lập cài đặt khảo sát
Chọn mục Cài đặt (Settings) để cấu hình biểu mẫu.
Một số tùy chọn thường sử dụng gồm: Thu thập địa chỉ email người trả lời; Giới hạn mỗi người chỉ gửi một phản hồi; Cho phép chỉnh sửa câu trả lời sau khi gửi; Hiển thị thông báo xác nhận sau khi hoàn thành khảo sát.
Người tạo khảo sát nên lựa chọn các thiết lập phù hợp với mục đích sử dụng.
Bước 8: Xem trước và kiểm tra biểu mẫu
Trước khi gửi khảo sát, nhấn biểu tượng Xem trước (Preview) để kiểm tra: Nội dung câu hỏi; Bố cục hiển thị trên máy tính và điện thoại; Các liên kết hoặc tùy chọn trả lời. Việc kiểm tra trước giúp phát hiện và khắc phục các lỗi phát sinh.
Bước 9: Chia sẻ phiếu khảo sát
Sau khi hoàn thiện biểu mẫu, nhấn nút Chia sẻ.
Google Forms cho phép chia sẻ bằng nhiều hình thức: Gửi trực tiếp qua email; Sao chép liên kết khảo sát; Chia sẻ trên mạng xã hội; Nhúng vào website hoặc cổng thông tin điện tử.
Người dùng có thể rút gọn liên kết để thuận tiện khi gửi cho người tham gia.
Bước 10: Theo dõi và tổng hợp kết quả
Chọn thẻ Câu trả lời để theo dõi kết quả khảo sát.
Google Forms tự động: Thống kê số lượng phản hồi; Tổng hợp dữ liệu theo biểu đồ trực quan; Phân tích kết quả theo từng câu hỏi; Xuất dữ liệu sang Google Sheets để xử lý và báo cáo.
Nhờ đó, việc tổng hợp ý kiến và phân tích dữ liệu trở nên nhanh chóng, chính xác hơn so với phương pháp khảo sát bằng giấy truyền thống.
Khi xây dựng phiếu khảo sát, cần xác định rõ mục tiêu khảo sát, thiết kế câu hỏi ngắn gọn, dễ hiểu và sắp xếp theo trình tự hợp lý. Trước khi gửi chính thức, nên kiểm tra lại biểu mẫu để bảo đảm tính chính xác, đồng thời chú trọng bảo vệ thông tin và quyền riêng tư của người tham gia khảo sát.
Google Forms là công cụ miễn phí, dễ sử dụng và phù hợp với nhiều mục đích khác nhau như khảo sát ý kiến, đăng ký sự kiện, thu thập phản hồi hoặc điều tra xã hội học. Việc ứng dụng Google Forms giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả thu thập và xử lý dữ liệu, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.